ドキュメントデザイン

ドキュメントデザイン

顧客提示資料を磨きあげる

会社紹介、商品紹介、プレゼン資料、等お客様に提示する資料は多くありますが、統一されたデザインやコンセプトで作成されているケースはあまりありません。

また、日々の忙しい業務の中で最新の資料に更新されずに古い資料をそのまま使用して説明しているケースもあります。

顧客提示資料は一旦、それが定着してしまうと安易な変更がしづらくなります。

理由は提案方法に慣れているから同じ資料の方が使いやすいというケースもあれば、本当は変更したいと思っているが、人員が不足しているため更新している余裕がないというリソースの問題もあります。

企業経営者としても資料のデザインを一新するためだけに新たな採用は避けたいものです。そこで当社が提案するのはドキュメントデザインの外注化です。

複数の資料サンプルからテストする

新しい資料のパターンを試行錯誤しながらベストな提案資料を作っていくアプローチを御提案します。具体的には既存のセールスプロセスの一つずつを異なったやり方で複数回アプローチをします。

先述の通り、こういった試行錯誤のプロセスは現状の社員の皆様だけでは実行するのが難しいケースが多いため、当社のドキュメントデザインサービスの利用を御提案します。

なぜ、社内のリソースだけでは難しいのか？それはスキル的な問題よりも、先ほど申し上げた通り、日常業務を回しながらこういったアプローチに時間を割かないといけない時間的制約の問題が一つあります。

また、こういったプロジェクトに関与した社員の評価をどうするか？という問題もあります。プロジェクトに関与した為に日常業務に手が回らなくなった場合の評価はどうなるのか？

そういった評価に関する問題は本人はもちろんの事、経営層にとっても悩ましい問題です。また、新しい試みには失敗がつきものです。そういった失敗に対して担当者が責任を感じてしまうというリスクもあります。

そこで、当社が提案するのは社内資料に関するいくつかのデザイン提案を当社が代行して行うアプローチです。これにより現場業務の負担軽減と既存人員の関与を最小限に抑制できます。

また、第三者だからこその客観的な視点、他社や他業界も含めた複眼的な視点でのアプローチも可能となります。具体的にはどのような内容で進めていくのかをここから御説明します。

紙だけではなくデジタルも

これまでパワーポイントやパンフレット等の紙ベースでの資料提案がほとんどであった場合は、タブレットを活用したデジタルデータでの資料作成も提案致します。

資料のデジタル化により提示する資料数を増やす事が出来るためプレゼン効率を高めます。また、印刷コスト削減につながります。最近では動画も含めたデジタルプレゼン資料の作成も多く行われています。

デザイン（ソフト）だけではなく、プレゼン資料のハード自体も変える事で提案方法をより多岐に渡り変化させることが可能です。

複数のドキュメントの共通性を作る

コーポレートブランドの確立されている企業においては、会社紹介のパンフレットからWebサイト、プレゼン資料に至るまで明確なルールの基に作られています。

例えば、使用してよい「色」や「フォント」や「文字の大きさ」までを規定しているケースも多くあります。

また、パワーポイントのプレゼン資料においては後から更新がしやすいように「禁じ手」と呼ばれる作図や文章表記に際して行ってはいけない作法が決まっていたりします。

当然制約は窮屈なものですが、そういった統一したルールのある企業の資料は整然と整理されていてわかりやすいです。また、サービス自体も一定のルールの基に統一された品質で提供されるケースが多いです。

そのため、ドキュメントデザインのプロジェクトにおいては提案資料だけや会社資料だけではなく、顧客の目に触れるありとあらゆる資料を見直して共通性を作る事も目標にします。

それはとても手間がかかる作業ですが、一度構築してしまえば全社共通のブランドイメ―ジの資料が更新されていくため、継続的な資料のデザイン維持につながります。

効果を測定する

資料を更新したら複数のプレゼンテーションや顧客提示のテストを経て効果を測定します。同じ環境、同じ事例で比較する事は難しいかもしれませんが、明らかに反響が違うケースも出てきます。

そういった、成功事例や、説明が伝わりづらい等の失敗事例も複数のケースを検証していきます。大事なのは修正のサイクルを早める事です。

失敗したケースは即時修正を掛けて最適な資料に変更をしていきます。そうする事で運に任せないで確実な方法で伝わりやすい、売れるデザインの資料を作り出します。

成功したケースを統合させる

最後に検証で成功した資料を統合して新たなドキュメントデザインを定義します。テストにおいて一通りうまく行った資料を集約することで失敗のリスクを避けつつ新たなドキュメントデザインを社内に普及させる事ができます。

どうやって進めるべきか？

規模は関係ない

中小企業や大企業まで幅広い層のお客様にご提案が可能です。会社規模が小さい分にはどれくらい小さくても構いません。経営者の皆様と直接連携しつつ進めさせて頂くケースも多いです。

大企業での全社的な導入が前提となる場合、利害関係者も多くなるため少し時間がかかります。その点中小企業や大企業の営業所単位であればクイックに進める事ができます。

先にお金の話を片付けよう

いくら丁寧に説明もしても経営者や予算責任者の方は本質的には「で、いくらなの？」が気になるところ。先にお金の話をしておきましょう。

基本的には期間を2か月程度設けた請負契約のコンサルティング費用が発生します。金額は企業規模やサービス内容により異なります。下記は一般的なケースです。

基本コンサルティング費用

198万円（税別）

改善資料数は会社紹介資料、サービス紹介資料、営業資料、プレゼン資料等、20資料程度を想定しています。

中小企業様にとっては安くない金額です。ですが、仮にこのサービスによりこれまでの広告費や営業人件費の削減または、新たな販売収益チャネルを開拓できた場合の費用対効果は大きいです。

また、ヘッドハンティング等で優秀な人材を採用するよりも低コストで課題解決を短期間で済ませる事が出来ます。長期的に高コストなハイエンド人材を採用するよりもリスクを下げる事もできます。

プロジェクトの流れを説明します。

①既存資料の確認
②求める利益計画を確認
③実行プランの作成
④セッションと見直し
⑤セールスプランの導入・実行
⑥効果検証
⑦修正検証

実際にはこんな感じで進めます。

①既存資料の確認
現状の資料の内容を確認します。既存資料を利用した営業活動の流れ、それぞれの業務を担当する人員構成等、既存業務を理解することから始めます。

②求める利益計画を確認
ドキュメントデザインを変革することでどれくらいの利益を生み出したいか、どれくらいの投資を検討しているかを確認致します。特に検討中の案が無い場合は実例を基にご提案します。

③実行プランの作成
実際に新しいドキュメントデザインを更新するための実行プランを作成します。無理のない計画である必要があるものの、ある程度、強制力の基にスピーディーに変革を進める方が早期に利益回収が可能となるため、スピード感を持った計画とするケースが多いです。

④セッションと見直し
ご提案書を基にディスカッションを致します。新しい資料のラフ案を説明します。従業員の皆様も含めてイメージを共有し次のステップにつなげます。また、実際にご提案内容が業務に即していない箇所がある場合はこのタイミングで提案に修正を掛けます。

⑤ドキュメントデザインの導入・実行
新たな資料の使用方法や新たな提案方法の導入を行います。それぞれに必要なマニュアルの整備やレクチャーも含めて支援致します。このプロセスをいかに高レベル且つ高品質に実行するかでプロジェクトの成果が変わってきますので集中的に時間を割いて取り組みます。

⑥効果検証
日単位、週単位で実際にどれくらい業務効率が進んだかを集計のうえ検証していきます。効果が出ている部分に関しては費用面での削減金額の推定までを行います。また、業務変革により業務品質が落ちている業務が無いかも検証します。顧客満足の低下につながる定性的な課題を見逃さないように注意します。

⑦修正検証
新たな資料により顧客満足が低下してしまった業務や、計画よりも収益が上がらなかった業務を再度見直す事で修正を図ります。また、この段階からは社内の人員の方にもプロジェクトに入ってもらい長期的に社内で改善が繰り返されるようにPDCAサイクルを回せるようになる所まで引継ぎます。

なぜ当社である必要があるのか？

実業経営＋コンサルティング

当社の代表は日系コンサルティングファームに所属した後に、ドイツ系の戦略コンサルファームでもコンサルティング業務を請け負い、その後に当社を創業しました。

そのため、戦略から業務に至るまでいわゆる大手企業の経営陣向けのコンサルティングサービスを創業当初から御提供しています。

また、不動産リノベーション事業を並行して運営しており、国内でも有数の施工件数を誇る規模にまで事業を成長させています。

実業としての不動産リノベーション事業を通して得られたノウハウや、実際にお客様にサービスを提供する前に実証実験として自社でサービスをテストしています。

そういったプロセスを経てお客様にコンサルティングサービスを提供する事で机上の空論を避け、実業主義のコンサルティングを提供しています。

この実業経営でのテストを経てお客様にコンサルティングを提供するアプローチは国内では当社のみご提供しているサービスです。

どのようなプロジェクトをやっているか

大手EC会社のサービス資料

Project　A
会社の成長に伴う資料のデザイン分散を整理

大手ECモールの出店店舗向けの物流サービスのセールス資料デザインの刷新を実施しました。会社の成長に伴い様々な担当者がバラバラに資料を作成し続けているためデザインの統一性が図れずにいました。

元々はクリエイティブディレクターの方が全社統一のデザインを定義していたため、そちらのデザイン規定に則りつつ営業提案のしやすい統一されたデザインの資料に改定を図りました。