ワークススタイル

ワークスタイルデザイン

ワークスタイル変革

ワークスタイル

会社全体での働き方改革のプランニングからお手伝いができます。どのようなスタイルでどれくらいの人数が働くのか、そこが決まるとオフィスの移転時に余計なスペースの発生や無駄なコストの発生を防ぐ事ができます。

また、目標とする残業時間や働き方の効率化による利益額の試算等の事業計画としての働き方改革を支援します。

テレワークスタイルの見直し

日常的な業務として浸透しつつあるテレワークの運用方法やルール決め、実際に実現しているモデルも参考にしながら計画を進めます。

完全なテレワークではなく、課題を与えて週2日~3日出勤するスクリーング型のテレワークや、直行直帰を増やす等のハイブリット型のテレワークで現実的な運用を検討する事もできます。

また、テレワーク自体がZoom等のテレビ会議を中心に立案を検討しているケースが多いですが、古くから外資系の会社等では音声通話でも十分にコミュニケーションが取れているため必ずしも無理してテレビ会議でテレワークをする必要はないのではないか?という根本的な視点からワークスタイルをデザインします。

コミュニケーションツール

メールでの社内連絡を日常的に使っている会社がまだ多い中、チャットツールへの社内連絡移行をご提案します。これまでのメールでの社内連絡に比べて格段に連絡スピードが上がり年齢層や経験年数に関係なく社内情報の共有をスムーズに進める事ができます。

チャットツールを使用されていない会社様はイメージがわかないという御意見が多いため実際にデモをしながらご説明しつつ、体験していただく事で効果を体感できます。当社ではチャットツールの選定から全従業員様への導入にあたるオリエンテーションの実施等導入から運用に至るまでご支援を致します。

アウトソーシング

経理や総務業務をアウトソーシングする。あるいは最新のクラウドツールに変更する事で給与計算や経理業務を大幅に時間と工数を削減する事でコストを削減させます。

例えば、「電話取り」という業務自体がほとんど顧客や取引先からの連絡も無くメールや担当者携帯への連絡が多い業態であればそういった業務自体を専用サービスにアウトソーシングする事も検討できます。

チリも積もればでそういった業務をカットする事でコア業務に人員配置を見直す事が出来ます。

バックオフィス業務の事例

・外線電話の対応(専用アプリ導入)

・出勤簿(スマホアプリ導入)

・給与計算(アプリ連携自動計算)

・経理処理(口座連係+外注化)

・備品発注(Amazonビジネス)

・有給休暇申請(自動申請処理)

・オフィス内部の清掃(当番制)

・お茶出し(ペットボトル飲料)

従業員数25名に対して、事務・経理・総務に該当する全ての事務作業を担当する従業員は「1名」みで運用。

どうやって進めるべきか?

規模は関係ない

基本的には企業規模は問わずサービス提供が可能です。ただし、大手企業様におきましては情報管理の内部統制の都合上、当社がご提案するITツールの導入が簡単には進まない可能性がありますので、その点は予め社内のIT事業部等にご相談を頂く事をお勧めします。

比較的裁量を認めれている事業部門単体や特定の営業所単位での実験的な導入は大手企業様にとっても効果検証がしやすくおススメの導入方法です。

中小企業や大企業の事業所単位が一番効果がでやすい。

中小企業の経営者様に置きましてはトップダウンに導入しやすいため、非常に早く効果が表れる傾向にあります。最初は不都合に感じる部分もあるかもしれませんが、これまで面倒だった仕事が大幅に削減されることで「一旦仕組みが出来てしまって慣れてしまうと元の働き方に戻れないよね。」という御意見も多く頂きます。

先にお金の話を片付けよう

いくら丁寧に説明もしても経営者の方は本質的には「で、いくらなの?」が気になるところ。先にお金の話をしておきましょう。

基本的には期間を2か月程度設けた請負契約のコンサルティング費用が発生します。金額は企業規模やサービス内容により異なります。下記は一般的なケースです。

基本コンサルティング費用:198万円(税別)従業員数50名迄。

システム等の導入支援費用:50万円(税別)ツール費用は別途、1アプリ、従業員数50名迄。

中小企業様にとっては安くない金額です。ですが、仮にこのサービスによりこれまで総務や経理に時間を割いていた事務員の社員の方がコア業務への配置換えが可能になります。

それによりコストセンターのコストが削減されてプロフィットセンターでの利益が生み出されます。

不要な仕事が年間いくら削減されるのか?

また、やってみないとわからない類のプロジェクトではなく結果が見えているプロジェクトです。このツールに切り替えたらコストが削減されるというのはこれをやったら「売上がいくら上がる」というやってみないとわからない営業的な活動と異なり、結果が出る確率は高く投資対効果も比較的読みやすいと言えます。

プロジェクトの流れを説明します。

①既存業務の確認
②求める利益計画を確認
③実行プランの作成
④セッションと見直し
⑤新アプリ等の導入・実行
⑥効果検証
⑦修正検証

実際にはこんな感じで進めます。

①既存業務の確認
現状の業務の状況をヒアリングします。使用しているITツールや日常業務の流れ、それぞれの業務を担当する人員構成等、既存業務を理解することから始めます。

②求める利益計画を確認
ワークスタイルを変革することでどれくらいの利益を生み出したいか、どれくらいの投資を検討しているかを確認致します。特に検討中の案が無い場合は実例を基にご提案します。

③実行プランの作成
実際に新しいワークスタイルを導入するための実行プランを作成します。無理のない計画である必要があるものの、ある程度、強制力の基にスピーディーに変革を進める方が早期に利益回収が可能となるため、スピード感を持った計画とするケースが多いです。

④セッションと見直し
ご提案書を基にディスカッションを致します。具体的なワークスタイルのイメージや新しいツールのデモを基にご説明します。従業員の皆様も含めてイメージを共有し次のステップにつなげます。また、実際にご提案内容が業務に即していない箇所がある場合はこのタイミングで提案に修正を掛けます。

⑤新アプリ導入・実行
新たなやアプリケーションや新たなワークスタイル業務の導入を行います。それぞれに必要なマニュアルの整備やレクチャーも含めて支援致します。このプロセスをいかに高レベル且つ高品質に実行するかでプロジェクトの成果が変わってきますので集中的に時間を割いて取り組みます。

⑥効果検証
日単位、週単位で実際にどれくらい業務効率が進んだかを集計のうえ検証していきます。効果が出ている部分に関しては費用面での削減金額の推定までを行います。また、業務変革により業務品質が落ちている業務が無いかも検証します。顧客満足の低下につながる定性的な課題を見逃さないように注意します。

⑦修正検証
コストが落ちても顧客満足が低下してしまった業務や、計画よりもコストが落ちなかった業務を再度見直す事で修正を図ります。また、この段階からは社内の人員の方にもプロジェクトに入ってもらい長期的に社内で改善が繰り返されるようにPDCAサイクルを回せるようになる所まで引継ぎます。

なぜ当社である必要があるのか?

リノベーション+コンサルティング

当社の代表は日系コンサルティングファームに所属した後に、ドイツ系の戦略コンサルファームでもコンサルティング業務を請け負い、その後に当社を創業しました。

そのため、戦略から業務に至るまでいわゆる大手企業の経営陣向けのコンサルティングサービスを創業当初から御提供しています。また、リノベーション工事に関しては国内でも有数の施工件数を誇る規模にまで事業を成長させています。

その双方のナレッジを活用して、ワークスペースとしてのオフィスをコンサルティングアプローチで改善していく御提案をしています。このアプローチは国内では当社のみご提供しているサービスです。